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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

A.C. ESCAPE ROOM

Ultimo aggiornamento: 4 novembre 2026

La presente informativa descrive le modalità con cui A.C. Escape Room tratta i dati personali delle persone che visitano il sito www.escaperoomnettuno.com, utilizzano il configuratore di prenotazione o contattano l'associazione attraverso i canali disponibili.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è A.C. Escape Room, codice fiscale 97929210587.

Referente dell'associazione per le richieste relative alla privacy: Giuseppe Galantino.

Sede operativa e recapito: Via Romana 39, Nettuno (RM).

Email: escapenettuno@gmail.com

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il titolare utilizzando l'indirizzo email indicato.

2. Dati personali trattati

Attraverso il configuratore di prenotazione possono essere raccolti i seguenti dati:

  • Nome e cognome.

  • Numero di telefono utilizzato per WhatsApp.

  • Tipologia di esperienza e stanza scelta.

  • Numero dei partecipanti.

  • Data e orario richiesti.

  • Durata dell'esperienza e relativo prezzo indicativo.

  • Indicazione relativa a precedenti esperienze presso Escape Room Nettuno.

  • Presenza e numero di partecipanti minorenni.

  • Fascia di età prevista per le esperienze Escape Kids.

  • Eventuali informazioni inserite volontariamente nel campo note.

Non vengono richiesti i nominativi dei partecipanti minorenni né le loro date di nascita.

Qualora l'utente utilizzi la chat integrata nel sito, possono essere trattati anche i contenuti dei messaggi e gli eventuali dati di contatto comunicati volontariamente.

Durante la navigazione possono inoltre essere trattati dati tecnici relativi al dispositivo, al browser, all'indirizzo IP e all'utilizzo del sito, secondo le modalità descritte nella Cookie Policy.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali vengono trattati per le seguenti finalità.

A. Gestione delle richieste e delle prenotazioni

I dati vengono utilizzati per ricevere le richieste, ricontattare gli utenti, verificare le informazioni fornite, comunicare la disponibilità dei turni e organizzare le esperienze richieste.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato e, successivamente, gestione del rapporto contrattuale, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

B. Adempimenti amministrativi e di legge

I dati strettamente necessari possono essere trattati per adempiere agli obblighi amministrativi, fiscali e contabili previsti dalla normativa applicabile.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

C. Tutela dei diritti dell'associazione

Quando necessario, alcuni dati possono essere conservati e utilizzati per accertare, esercitare o difendere un diritto dell'associazione.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, nei limiti in cui tale interesse prevalga sui diritti e sulle libertà dell'interessato.

D. Comunicazioni relative all'apertura di nuove esperienze

L'associazione può inviare occasionalmente comunicazioni tramite WhatsApp relative all'apertura di nuove stanze ed esperienze, esclusivamente alle persone che abbiano prestato uno specifico consenso preventivo.

Base giuridica: consenso dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e dell'art. 130 del D.lgs. 196/2003.

Il consenso è facoltativo, separato dalla richiesta di prenotazione e revocabile in qualsiasi momento.

Il semplice fatto di aver richiesto o effettuato una prenotazione non autorizza l'invio di comunicazioni promozionali.

4. Modalità di trattamento e funzionamento del configuratore

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e telematici, con modalità organizzative adeguate a tutelare la riservatezza e la sicurezza dei dati.

Il configuratore consente di selezionare l'esperienza, il numero dei partecipanti, la data e l'orario desiderati e di preparare un messaggio riepilogativo.

Quando l'utente seleziona il collegamento per proseguire su WhatsApp, il testo precompilato viene trasmesso al servizio WhatsApp attraverso il collegamento web.

L'associazione riceve effettivamente la richiesta soltanto quando l'utente invia il messaggio tramite WhatsApp.

L'invio della richiesta non equivale a una prenotazione confermata: la disponibilità e l'accettazione del turno vengono verificate dallo staff e comunicate successivamente.

Il sito è realizzato e ospitato tramite la piattaforma Wix. Il sito utilizza inoltre Wix Chat per consentire ai visitatori di contattare l'associazione.

Il configuratore utilizza Google Fonts per il caricamento dei caratteri tipografici, qualora il relativo collegamento esterno sia mantenuto nel codice pubblicato.

Non vengono adottate decisioni basate esclusivamente su processi automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sull'interessato.

5. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da:

  • Personale e collaboratori dell'associazione autorizzati alla gestione delle richieste e delle attività.

  • Wix.com e relativi fornitori, per i servizi di hosting, funzionamento del sito e chat integrata.

  • WhatsApp Ireland Limited, quale fornitore del servizio WhatsApp per gli utenti della Regione europea.

  • Google, per il servizio Google Fonts, se il caricamento esterno dei caratteri è effettivamente attivo.

  • Consulenti amministrativi e professionali, quando necessario.

  • Autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.

I dati non vengono venduti né ceduti a soggetti terzi per finalità commerciali autonome dell'associazione.

6. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati dal sito possono trattare dati personali anche al di fuori dello Spazio economico europeo.

In particolare:

  • Wix dichiara di trattare dati in diversi Paesi, inclusi Israele, Stati Uniti e Irlanda. Per i trasferimenti applicabili utilizza decisioni di adeguatezza, Clausole contrattuali standard e ulteriori garanzie previste dalla normativa.

  • WhatsApp Ireland Limited può trasferire informazioni nell'ambito della propria infrastruttura internazionale, anche negli Stati Uniti, facendo ricorso ai meccanismi di trasferimento descritti nella propria informativa europea, tra cui il Data Privacy Framework e le Clausole contrattuali standard, secondo i casi applicabili.

  • Eventuali richieste a Google Fonts comportano il trattamento dei dati tecnici necessari all'erogazione del servizio, secondo l'informativa del fornitore.

Per ulteriori informazioni è possibile consultare:

7. Tempi di conservazione

I dati vengono conservati per periodi proporzionati alle finalità del trattamento.

I criteri organizzativi previsti sono:

  • Richieste non confermate: massimo 90 giorni dall'ultimo contatto relativo alla richiesta.

  • Prenotazioni confermate: dati operativi fino a 12 mesi dalla data dell'esperienza, salvo necessità documentate di ulteriore conservazione.

  • Documentazione amministrativa e contabile: per i termini previsti dalla normativa applicabile. Per le scritture contabili soggette all'art. 2220 del Codice civile, il termine ordinario è di dieci anni, salvi eventuali obblighi di conservazione ulteriori.

  • Comunicazioni promozionali WhatsApp: fino alla revoca del consenso e, in ogni caso, con verifica periodica della necessità di conservazione; il periodo massimo organizzativo previsto è di 24 mesi dall'ultimo consenso o dall'ultima manifestazione attiva di interesse dell'interessato.

Alla scadenza dei periodi indicati, i dati vengono cancellati o resi non identificabili, salvo obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti dell'associazione.

8. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti come obbligatori nel configuratore è necessario per poter gestire la richiesta e ricontattare l'utente.

Il mancato conferimento può impedire all'associazione di verificare e gestire correttamente la richiesta.

Le informazioni inserite nel campo note sono facoltative.

Il consenso alle comunicazioni promozionali non è necessario per utilizzare il configuratore o richiedere una prenotazione.

9. Informazioni relative ai minorenni

Il configuratore può richiedere informazioni relative alla presenza e al numero di partecipanti minorenni, nonché alla fascia di età prevista per le esperienze Escape Kids.

Non vengono richiesti i nominativi dei minori né informazioni individuali non necessarie alla gestione dell'esperienza.

Si invita l'adulto che organizza l'esperienza a non inserire nel campo note informazioni personali o particolari dei minori non pertinenti alla richiesta.

10. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

  • Accesso ai propri dati personali.

  • Rettifica dei dati inesatti.

  • Cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti.

  • Limitazione del trattamento.

  • Portabilità dei dati, nei casi previsti.

  • Opposizione al trattamento, quando applicabile.

  • Revoca del consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

L'interessato può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati per finalità di marketing diretto.

Per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a:

escapenettuno@gmail.com

È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali:

https://www.garanteprivacy.it/

11. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito utilizza tecnologie necessarie al proprio funzionamento e può utilizzare cookie o strumenti analoghi attraverso la piattaforma Wix e le funzionalità integrate.

Per informazioni specifiche sui cookie utilizzati, sulle relative finalità e sulle modalità di gestione delle preferenze è disponibile la pagina dedicata:

Cookie Policy: https://www.escaperoomnettuno.com/cookiepolicy

12. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche alle modalità di trattamento, ai servizi utilizzati o alla normativa applicabile.

Ultimo aggiornamento: 4 novembre 2026.

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